一、 依據：經濟部101年1月16日經秘字第10102570720號函頒「經濟部首長
電子信箱處理作業規定」暨經濟部水利署101年5月7日經水秘字第
10108032990號函修訂「經濟部水利署電子信箱信件作業規定」。
二、 目的：為提升經濟部水利署第八河川局（以下簡稱本局）處理電子信箱信件之效能。
三、 信件類別：
第一類：須正常處理或回復之信件，包含陳情書、興革意見或施政諮詢等。
第二類：毋須分辦之重複信件。
第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人情緒
性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
四、 信件處理作業權責劃分：
（一）秘書室：負責院長、部長、署長及局長電子信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催及績效考評事宜。
（二）資產課：負責本局電子信箱之設置、資訊技術與管理。
（三）各組室：負責本局電子信箱信件之答復。
五、信件處理時限及方式：
（一）第一類信件：由本局秘書室收件後，於1日內分辦權責單位處理；各
單位應自分辦日之次日起5個工作天內，依分層負責權
限劃分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。
（二）第二、三類信件：由本局秘書室收件後，於1日內逕行存查。
（三）信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分應
於收信後之次日起1日內申請改分作業。
（四）信件展期：
1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者，應填列「經濟部水利署第八
河川局公文展期申請單」說明具體原因，並於限辦日期前完成手續。
2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。
（五）本信件之處理流程（如附件1）。
六、信件處理原則：
（一）各單位專責人員應隨時查看信箱信件，並予分辦。
（二）答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切、
口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
（三）信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
（四）信件涉及非本局主管業務時，應主動提供主管單位及相關聯絡資訊，
如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回函告知預定辦理進度，並於
案件處理告一段落後再次完整回復。
（五）處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採
取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
（六）民眾填復「經濟部水利署第八河川局電子信箱滿意度問卷」（如附件 2）如表達不滿意者，請權責單位應於收辦5日內針對民眾不滿意之項目，採取相 關處理措施。
七、績效考評：
（一）本局秘書室按月提報經濟部水利署人民陳情案件統計表。
（二）信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本局行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，予以議處。
八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求，簽奉核可後修正之。
九、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。